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Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) - Roteiro de Procedimentos

   Roteiro - Previdenciário/Trabalhista

Sumário

Introdução

I - Finalidade

II - Quem deve entregar

II.1 - Empresas com mais de um estabelecimento

III - Quem deve ser declarado

IV - Quem não deve ser declarado

V - Como informar

V.1 - Certificação digital

VI - Prazo de entrega

VII - Informação omitida ou incorreta

VIII - Extrato da movimentação processada

IX - Fiscalização

X - Multa administrativa

X.1 - Pagamento

XI - Consultoria FISCOSoft

Introdução

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) foi instituído pela Lei nº 4.923/1965.

Neste Roteiro serão abordados os principais aspectos dessa obrigação imposta pelo Ministério do rabalho e Emprego (MTE) ao empregador.

Fundamentação: Lei nº 4.923/1965 e Portaria MTE nº 235/2003.

I - Finalidade

O CAGED possibilita ao Governo Federal acompanhar a ocupação da mão de obra no emprego formal em todo o País, servindo como base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, além de subsidiar a tomada de decisões para ações governamentais.

As informações contidas no CAGED são utilizadas, ainda, pelo Programa de Seguro-Desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas.

Fundamentação: art. 1º da Lei nº 4.923/1965; item 1 do Manual de Instruções do CAGED, versão ACI-10-1.

II - Quem deve entregar

Deve informar ao MTE todo estabelecimento que tenha admitido, desligado ou transferido empregado com contrato de trabalho regido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), ou seja, que tenha  efetuado qualquer tipo de movimentação em seu quadro de empregados.

As microempresas e empresas de pequeno porte se sujeitam à tal obrigatoriedade.

Fundamentação: art. 52, IV da Lei Complementar nº 123/2006; item 2 do Manual de Instruções do CAGED, versão ACI-10-1.

II.1 - Empresa com mais de um estabelecimento

Se a empresa possuir mais de um estabelecimento deverá remeter ao Ministério do Trabalho e Emprego arquivos

específicos a cada um, separadamente, com as comunicações de movimentação e os dados suficientes à identificação e à

localização do estabelecimento que teve movimentação de empregados.

Fundamentação: art. 2º da Portaria MTE nº 235/2003.

III - Quem deve ser declarado

Devem constar no CAGED:

a) empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado;

b) empregados rurais, nos termos da Lei nº 5.889/1973 (Estatuto do Trabalhador Rural);

c) aprendiz

Nota:

Os títulos e códigos constantes da CBO (Código Brasileira de Ocupações), bem como da CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) devem ser utilizados para relacionar a categoria dos trabalhadores e da atividade econômica.

Fundamentação: Lei nº 5.889/1973; art. 1º do Decreto nº 5.598/2005; art. 428 da Consolidação das Leis do Trabalho; art. 2º, III da Portaria MTE nº 397/2002; Resolução CONCLA nº 2/2010; itens 2, 3.5 e 4.5 do Manual de Instruções do CAGED, versão ACI-10-1.

IV - Quem não deve ser declarado

Não devem constar no CAGED:

a) servidor da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações, inclusive os não efetivos (demissíveis ad nutum e não regidos pela CLT), os cedidos e os requisitados;

b) trabalhador avulso: aquele que presta serviço de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão de obra, nos termos da Medida Provisória nº 595/2012, ou do sindicato da categoria;

c) diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS;

d) diretor sem vínculo empregatício para o qual não é recolhido FGTS;

e) dirigente sindical;

f) autônomo;

g) eventual;

h) ocupante de cargo eletivo, a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;

i) estagiário;

j) empregado doméstico: aquele que presta serviços de natureza contínua, mediante remuneração, à pessoa, à família ou à entidade familiar, no âmbito residencial desta, em atividade sem fins lucrativos;

k) cooperado;

l) trabalhador contratado por tempo determinado para atender a necessidade temporária de excepcional interesse público, nos termos da Lei nº 8.745/1993

Fundamentação: art. 1º da Lei nº 5.859/1972; art. 16 da Lei nº 8.036/1990; Lei nº 8.745/1993; Medida Provisória nº 595/2012; Lei nº 11.788/2008; arts. 428 e 442, parágrafo único da Consolidação das Leis do Trabalho; art. 7º da Instrução Normativa RFB nº 971/2009 e item 4 do Manual de Instruções do CAGED, versão ACI-10-1.

V - Como informar

O estabelecimento ou entidade que possua movimentação de admissão, desligamento e transferência de empregado celetista no mês de referência poderá utilizar uma das seguintes forma para prestar sua declaração:

a) Aplicativo do CAGED Informatizado (ACI);

b) Formulário Eletrônico do CAGED (FEC);

c) Sistema próprio de Folha de Pagamento, conforme layout vigente disponível no site http//www.caged.gov.br.

Nota:

Os programas do CAGED podem ser copiados, gratuitamente, nos seguintes endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho e Emprego: http://www.mte.gov.br, opção CAGED ou http://www.caged.gov.br.

Fundamentação: Portaria MTE nº 235/2003; itens 5 e 5.1 do Manual de Instruções do CAGED, versão ACI 10-1.

V.1 - Certificação digital

A partir de 11 de janeiro de 2013 será obrigatória a utilização de certificado digital válido, padrão ICP Brasil, para a transmissão da declaração da CAGED por todos os estabelecimentos que possuam a partir de 20 trabalhadores no 1º dia do mês de movimentação, exceto para os estabelecimentos que possuam menos de 20 trabalhadores.

As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo este o CPF ou o CNPJ.

As movimentações do CAGED entregues fora do prazo deverão ser declaradas obrigatoriamente com a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil.

Fundamentação: arts. 2º e 5º da Portaria MTE nº 2.124/2012.

VI - Prazo de entrega

O arquivo do CAGED deve ser encaminhado ao Ministério do Trabalho e Emprego até o dia 07 (sete) do mês subsequente ao das admissões e/ou demissões de empregados.

O arquivo gerado deverá ser enviado ao MTE via internet ou entregue em suas Delegacias Regionais do Trabalho e Emprego, Subdelegacias ou Agências de Atendimento.

Fundamentação: art. 1º, § 1º da Lei nº 4.923/1965; arts. 1º e 3º da Portaria MTE nº 235/2003; item 7 do Manual de Instruções do CAGED, versão ACI 10-1.

VII - Informação omitida ou incorreta

As informações que não estiverem conforme as especificações do MTE contidas no Manual de Instruções do CAGED, não serão processadas. Para esses estabelecimentos o CAGED será considerado como não entregue até que as mesmas sejam totalmente corrigidas.

A informação omitida ou a informação prestada de forma incorreta ao CAGED,  referentes a meses anteriores ou à competência atual, deverão ser corrigidas por meio do arquivo ACERTO.

Nota:

Os programas do CAGED podem ser copiados, gratuitamente, nos seguintes endereços eletrônicos do Ministério do Trabalho e Emprego: http://www.mte.gov.br, opção CAGED ou http://www.caged.gov.br.

Fundamentação: item 10 do Manual de Instruções do CAGED, versão ACI 10-1.

VIII - Extrato da Movimentação Processada

O Ministério do Trabalho e Emprego disponibilizará para impressão na internet (http://www.mte.gov.br/caged ou http://www.caged.gov.br), após o dia 20 de cada mês, o Extrato da Movimentação Processada, contendo o resumo das informações processadas para todos estabelecimentos que informaram admissões ou desligamentos ao CAGED via meio magnético.

Fundamentação: art. 1º da Portaria MTE 235/2003; item 9 do Manual de Instruções do CAGED, versão ACI 10-1.

IX - Fiscalização

A cópia do arquivo, o recibo de entrega e o Extrato da Movimentação Processada, deverão ser mantidos no estabelecimento a que se referem, pelo prazo de 36 (trinta e seis) meses a contar da data do envio, para fins de comprovação perante a fiscalização trabalhista.

O Extrato da Movimentação Processada estará disponível para impressão, na internet, após o dia 20 (vinte) de cada mês no endereço www.mte.gov.br, opção CAGED.

Fundamentação: art. 1º, §§ 2º e 3º da Portaria MTE nº 235/2003.

X - Multa administrativa

A entrega do arquivo após o dia 7º (sétimo) do mês subsequente ao da movimentação do empregado, a omissão de informações ou a prestação de declaração falsa ou inexata, sujeitará o empregador ao pagamento de multa.

De acordo com o art. 10 da Lei nº 4.923/1965, a falta da comunicação relacionada à movimentação dos empregados no prazo, importa na aplicação automática de multa no valor de 1/3 (um terço) do salário mínimo regional, por empregado, de competência da Delegacia Regional do Trabalho. A referida multa fica reduzida para 1/9 (um nono) e 1/6 (um sexto) do salário mínimo regional, por empregado, quando, antes de qualquer procedimento fiscal por parte do Ministério do Trabalho e Previdência Social, a comunicação for feita, respectivamente, dentro de 30 (trinta) ou 60 (sessenta) dias, após o término do prazo fixado.

Atualmente, a Portaria MTB nº 290/1997 estabelece que a entrega do CAGED em atraso sujeitará o infrator às seguintes multas administrativas:

Natureza

Infração

Base Legal

Quantidade (UFIR)

Observações

Entrega de CAGED c/ atraso até 30 dias

Lei nº 4.923/1965

Lei nº 4.923/1965, art. 10, parágrafo único

4,2000

Por empregado

Entrega de CAGED c/ atraso de 31 até 60 dias

Lei nº 4.923/1965

Lei nº 4.923/1965, art. 10, parágrafo único

6,3000

Por empregado

Entrega de CAGED c/ atraso acima de 60 dias

Lei nº 4.923/1965

Lei nº 4.923/1965, art. 10

12,6000

Por empregado

Nota:

A expressão monetária da UFIR é de R$ 1,0641.

Entende-se que para o pagamento da multa administrativa em tela não se aplica o disposto no art. 68 da Lei nº 9.430/1996, que veda a utilização de Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) para o pagamento de tributos e contribuições de valor inferior a R$ 10,00 (dez reais).

Verifica-se que a multa é calculada de acordo com o tempo de atraso e a quantidade de empregados omitidos.

Para encontrar o período de atraso, deve-se iniciar a contagem a partir da data máxima permitida para o envio das informações, ou seja, o dia 07 (sete) do mês subsequente à movimentação não declarada.

Fundamentação: art. 68 da Lei nº 9.430/1996; art. 4º da Portaria MTE nº 235/2003; Anexo I da Portaria MTB nº 290/1997; art. 29 da Medida Provisória nº 1.973-67/2000; art. 29 da Medida Provisória nº 2.176-79/2001; art. 29 da Lei nº 10.522/2002; art. 6º da Lei nº 10.192/2001; Portaria MF nº 488/1999; arts. 3º e 4º da Portaria MTE nº 2.124/2012; item 11 do Manual de Instruções do CAGED, versão ACI 10-1.

X.1 - Pagamento

A multa deverá ser recolhida no Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), em duas vias, em qualquer estabelecimento bancário autorizado, da seguinte forma.

- Campo 01: informar nome e telefone

- Campo 03: informar o CNPJ da empresa

- Campo 04: informar o código 2877

- Campo 05: informar o código 3800165790300843-7

- Campo 06: informar o dia em que está sendo recolhida a multa

- Campo 07: informar o valor da multa

- Campo 10: informar o valor total

O MTE orienta que o empregado efetue o pagamento da multa por meio do DARF no mesmo dia da postagem ou entrega das informações, via CAGED.

Uma via do DARF deverá ser arquivada com a 2ª via do CAGED (relatórios/extratos/disquetes) para comprovação junto à fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego. Não é necessário enviar cópia do DARF ao MTE.

Nota:

A multa deve ser paga antes de qualquer procedimento fiscal por parte do Ministério do Trabalho e Emprego.

Segue exemplo de pagamento de multa:

Empresa "X" realizou a movimentação de 20 empregados no mês de janeiro de 20XX e enviou o CAGED em 20 de fevereiro de 20XX. Qual o valor da multa?

- Atraso: até 30 dias

- Número de empregados não informados: 20

- Valor da multa (por empregado): 4,2 UFIR

- Valor da UFIR: R$ 1,0641

- Multa a ser paga: R$ 89,39 (4,2 x R$ 1,0641 x 20)

- Data da entrega do CAGED: 20.02.20XX

- Data do pagamento da multa: 20.02.20XX

  Fundamentação: Item 11 do Manual de Instruções do CAGED, versão ACI 10-1.

XI - Consultoria FISCOSoft

1 - A microempresa está dispensada da entrega do CAGED quando há admissão ou dispensa de empregados?

R.: Não, a microempresa ou empresa de pequeno porte estão obrigadas a prestar informações relativas à admissão, desligamento ou transferência dos empregados (art. 52, IV da Lei Complementar nº 123/2006).

2 - É devida a prestação de informações por meio do CAGED quando ocorre a transferência de empregados?

R.: Sim, tanto o estabelecimento que transfere quanto o que recepciona o empregado devem informar a movimentação desse trabalhador por meio do CAGED, com código de transferência específicos (de saída e de entrada), respectivamente (item 5 do Manual de Instruções do CAGED, versão ACI 10-1).

Fonte: FISCOSoft