O FGTS Digital, uma plataforma inovadora integrada ao e-Social, está prestes a revolucionar o recolhimento do Fundo de Garantia do Trabalhador (FGTS) no Brasil. Prevista para entrar em operação em janeiro de 2024, essa nova ferramenta promete simplificar e agilizar o processo de recolhimento do FGTS, impactando mais de 4 milhões de empregadores em todo o país, de acordo com informações do governo federal.
Origem da base de dados
O FGTS Digital utilizará as informações declaradas pelos empregadores no eSocial para alimentar sua base de dados. O calendário de entrada em produção do novo sistema será divulgado em breve. Enquanto isso, os empregadores devem aproveitar para rever processos internos e conferir se as informações relacionadas ao FGTS estão sendo declaradas corretamente via eSocial.
Como as informações do eSocial não estavam sendo utilizadas até o momento para realizar recolhimentos, é possível que alguma configuração de incidência de rubricas ou de bases próprias do FGTS não esteja correta. Assim, as empresas devem revisitar todas as rubricas utilizadas em suas folhas de pagamento e fazer as alterações necessárias. Devem verificar também as verbas remuneratórias que são utilizadas apenas como base para FGTS, como nos casos de afastamento acidentário, serviço militar obrigatório, aviso prévio indenizado e primeira parcela de 13º salário.
Sincronismo entre eSocial e FGTS Digital
O envio de admissões, alterações cadastrais e contratuais, desligamentos e, principalmente, as remunerações terão impacto quase simultâneo na gestão e geração de guias e outros serviços do sistema.
A cada evento transmitido do trabalhador, haverá a sensibilização no FGTS Digital. Não será necessário fechar a folha de pagamento (evento S-1299) para que o empregador possa gerar guias de determinada competência (mês). Em dias de grande volume de dados transmitidos, poderá haver um intervalo maior de tempo entre o envio e o processamento interno do FGTS Digital, e o empregador deve certificar-se de que todas as remunerações transmitidas já constam na tela. Para simplificar esse processo, principalmente para empresas com elevado número de trabalhadores, quando o empregador enviar o evento de fechamento da folha (S-1299), o FGTS Digital fará uma validação interna para verificar se todas as remunerações recebidas coincidem com o totalizador do FGTS (S-5013). Após essa verificação, o sistema indicará o status da folha (fechada ou aberta) e o horário em que foi realizada aquela validação.
Veja comparativo entre o processo anterior do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e a nova forma de declaração de informações (eSocial):
| SEFIP | FGTS Digital |
| Para recolher o FGTS de apenas um trabalhador, a empresa tem que transmitir o de todos os outros, mesmo que já tenha efetuado o recolhimento destes. | Recebe dados por trabalhador, sem necessidade de reenviar declaração dos demais. |
| No caso de perda de arquivo transmitido e seu protocolo, só é possível gerar a guia pelo Conectividade Social. | Reimpressão de guias e relatórios on-line. |
| Exige guardar um backup com informações de meses anteriores caso seja necessário mandar alguma retificação ou recolhimento de diferenças. | Mantém repositório on-line, disponível para download. |
| Para regularizar situação de trabalhador com débitos em vários meses o empregador precisa enviar um SEFIP para cada mês e uma guia para cada competência. | Permite mandar todas as remunerações num único evento S-1200 apenas para o trabalhador nessa situação, sem necessidade de repetir os demais trabalhadores. Pode gerar uma única guia com todo o débito. |
| Parcelamento: exige envio de confissão de dívida para parcelar. A empresa precisa enviar novamente uma SEFIP para cada prestação, escolhendo os trabalhadores para bater com o total da guia. | Parcelamento: utiliza dados do eSocial. Não é necessário reenviar valores para individualizar as parcelas. |
| Não gera uma guia para cada tomador de serviços. | Filtro para gerar guia por tomador de serviços. |
| Há opção padrão para gerar guias do FGTS com todos os trabalhadores declarados na SEFIP. | Permite personalizar a guia de acordo com a necessidade da empresa, inclusive colocando em uma mesma guia várias competências diferentes, débitos mensais e rescisórios, por categoria de trabalhador, estabelecimento, por trabalhador, apenas débitos vencidos ou a vencer, entre outros. |
Abrangência e Exceções
O FGTS Digital será amplamente adotado por diversos grupos de empregadores, exceto os empregadores domésticos, Microempreendedores Individuais (MEI) e Segurados Especiais (SE). Esses últimos manterão o recolhimento tradicional por meio do Documento de Arrecadação do e-Social (DAE) mensal. No entanto, o FGTS Rescisório, referente a rescisões contratuais, será recolhido por todos através da nova plataforma.
Funcionamento para Empregadores Domésticos
Para os empregadores domésticos que demitirem trabalhadores com direito ao saque do FGTS, a rescisão deverá ser registrada no e-Social. Posteriormente, eles deverão acessar o FGTS Digital para gerar a guia de pagamento, que será calculada automaticamente com base no mês da rescisão, 13º proporcional, aviso prévio indenizado e a multa do FGTS (20% ou 40%).
Migração Gradual para Outros Grupos
Os grupos do e-Social do 1 ao 4, por sua vez, deverão adotar o FGTS Digital para o recolhimento mensal do Fundo a partir do próximo ano. Isso trará maior uniformidade e eficiência no processo de recolhimento e cálculo do FGTS, garantindo mais segurança jurídica e praticidade aos empregadores.
Acesso e Autenticação
O acesso à plataforma FGTS Digital será permitido apenas através das contas prata e ouro do portal gov.br ou por meio de Certificado Digital. Os indivíduos autorizados a acessar a plataforma incluem o titular da empresa, o responsável legal do CNPJ informado à Receita Federal e procuradores devidamente cadastrados no sistema de procuração do FGTS Digital.
Importância da Procuração Atualizada
É fundamental destacar que, no contexto das procurações, empregadores e profissionais de Contabilidade precisarão cadastrar novas procurações no FGTS Digital, pois não haverá migração automática das procurações para o novo sistema. Isso é relevante principalmente para profissionais contábeis que atendam várias empresas ou empregadores com múltiplas pessoas jurídicas.
Alterações nos Prazos e Implicações
Uma das mudanças significativas é a alteração na data de vencimento dos depósitos do FGTS, que passarão a ser no 20º dia do mês subsequente, a partir de janeiro. É crucial para os empregadores se adaptarem a essa mudança para evitar impactos negativos, como a possibilidade de afetar a emissão do Certificado de Regularidade (CRF) e, consequentemente, sua regularidade fiscal.
Preparação para o FGTS Digital
Para garantir uma transição suave para o FGTS Digital, é aconselhável aproveitar a fase de testes para revisar todas as informações e procedimentos necessários. Assim, a correta demonstração das informações no FGTS Digital estará assegurada quando a plataforma entrar em operação em janeiro de 2024.
O FGTS Digital se apresenta como uma solução moderna e eficiente para o recolhimento do FGTS, oferecendo maior comodidade e segurança tanto para empregadores quanto para trabalhadores. Com a adoção progressiva dessa plataforma, espera-se uma gestão mais ágil e precisa do Fundo de Garantia do Trabalhador, contribuindo para a simplificação do ambiente empresarial brasileiro.
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