A Reforma Tributária, instituída pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025, remodela profundamente o sistema brasileiro de tributação sobre o consumo, substituindo PIS, Cofins, ICMS e ISS pelos novos tributos CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e IBS (Imposto sobre Bens e Serviços).

Para o setor de Coworking, cuja operação combina locação de espaços, prestação de serviços, assinaturas recorrentes, facilidades corporativas, entre outros, a Reforma terá efeitos diretos e significativos. A correta interpretação e gestão desses impactos será crucial para evitar riscos fiscais, distorções na precificação e inconsistências contábeis.

1. Natureza híbrida das operações de coworking: o principal ponto de atenção

Os modelos de negócios de coworking normalmente englobam:

• Locação de salas ou posições compartilhadas;
• Serviços de recepção, telefonia, endereço fiscal;
• Uso de infraestrutura (internet, impressoras, salas de reunião);
• Serviços de limpeza, copa, administração e segurança;
• Facilidades premium, como lockers, estacionamento, armazenamento.

A Reforma Tributária reforça a necessidade de segregar claramente o que é locação e o que é serviço.

Ponto crítico: Caso o contrato não deixe clara essa diferença, a autoridade fiscal poderá interpretar toda a operação como prestação de serviços, aumentando substancialmente a carga tributária.

2. Incidência de IBS e CBS no coworking

Com o novo modelo:

• Locação pura de espaço físico → Está sujeita à tributação pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e pela Contribuição Social sobre Bens e Serviços (CBS) conforme a reforma tributária estabelecida pela Lei Complementar nº 214/2025.
• Serviços prestados pelo coworking (recepção, limpeza, gestão, internet etc.) → Sofrem incidência integral de IBS e CBS, com não cumulatividade plena.

Exemplos práticos:

A análise contábil precisa considerar a composição exata do contrato para alocar corretamente as receitas tributadas integralmente ou com redução da base de cálculo. A base legal para essas mudanças está na Lei Complementar nº 214/2025, que estabelece as diretrizes para a aplicação do IBS e da CBS em operações de locação e prestação de serviços, incluindo quaisquer acréscimos decorrentes de ajuste do valor da operação, juros, multas, acréscimos e encargos. Não são computados no valor da locação os tributos e emolumentos incidentes sobre o bem imóvel e as despesas de condomínio. O fundamento legal para a determinação da base de cálculo está na Lei Complementar nº 214/2025, artigo 255, caput, II e §§ 1º e 2º.

3. Precificação e formação de preço: impacto esperado

Com a incidência plena de IBS e CBS sobre a maioria dos serviços ofertados, a tendência é que a carga tributária:

• Aumente para modelos que vendem pacotes integrados;
• Se mantenha menor para estruturas que separam locação de serviços.

Empresas precisarão:

• Reavaliar seus modelos de precificação;
• Segregar receitas de locação e serviços para evitar aumento indevido da tributação;
• Definir estratégias para repasse ou absorção da nova carga tributária.

4. Créditos tributários: oportunidade importante para o setor

O novo modelo passa a permitir crédito financeiro amplo, ou seja, empresas podem tomar créditos sobre qualquer aquisição utilizada na atividade:

• Energia elétrica e internet;
• Serviços de limpeza, manutenção e segurança;
• Equipamentos e mobiliário;
• Despesas administrativas;
• Insumos e prestações de serviços vinculados à operação.

Isso pode reduzir o impacto do aumento da carga tributária, mas apenas se a empresa estiver estruturalmente preparada para:

• Segregar adequadamente despesas;
• Controlar centros de custo;
• Relacionar gastos à atividade tributada;
• Revisar o plano de contas contábil-fiscal.

5. Obrigações acessórias e sistemas: mudanças obrigatórias

Durante a transição entre 2026 e 2032, as empresas de coworking precisarão lidar com duas sistemáticas simultâneas:

• Sistema atual (PIS, Cofins, ISS);
• Novo sistema (IBS e CBS).

Além disso, será necessário:

• Atualizar ERP e sistemas de emissão de notas fiscais para o novo modelo declaratório;
• Reclassificar produtos e serviços no cadastro fiscal;
• Treinar equipes contábeis e fiscais para a apuração simultânea;
• Adequar contratos e faturas para evitar autuações por classificação indevida.

A fase de convivência exigirá controle redobrado e alto nível de compliance.

6. Estrutura contratual: o ponto mais sensível para coworking

A correta modelagem contratual é determinante no setor.

Contratos devem:

• Distinguir claramente a locação dos serviços adicionais;
• Estabelecer valores separados para cada componente;
• Criar opção de contratação apenas de locação;
• Deixar explícito que serviços são opcionais ou acessórios;
• Detalhar obrigações de cada parte.

Quanto maior a mistura entre locação + serviços, maior a incidência tributária.

A área contábil e fiscal deve participar da revisão contratual, evitando riscos de requalificação fiscal pelo fisco.

7. Riscos fiscais e pontos críticos

Empresas de coworking estarão expostas a:

✔ Requalificação de contrato de locação como prestação de serviço

→ aumento expressivo da carga tributária.

✔ Tributação integral de pacotes mistos

→ risco de autuação caso as receitas não estejam segregadas.

✔ Problemas na tomada de crédito

→ risco de glosa se não houver vinculação contábil adequada.

✔ Apuração incorreta no período de transição

→ multas elevadas por inconsistência entre IBS/CBS e tributos antigos.

8. Conclusão

A reforma tributária busca simplificar o sistema tributário, reduzir a burocracia e promover uma distribuição mais equitativa da carga tributária. No entanto, as empresas de coworking precisarão se adaptar a novos modelos de documentação fiscal e a possíveis variações nas alíquotas, dependendo da localização e das leis específicas de cada ente federativo. A legislação complementar da reforma tributária ou um especialista em tributação pode fornecer orientações adicionais e personalizadas para empresas que operam nesse setor. Para garantir competitividade e segurança fiscal, será indispensável que as empresas:

• Revisem contratos;
• Ajustem planos de contas;
• Estruturem precificação;
• Aprimorem controles contábeis;
• Implementem compliance específico para IBS e CBS.

Com planejamento antecipado, o setor poderá não apenas evitar riscos, mas também aproveitar a oportunidade de reorganizar processos e fortalecer a eficiência tributária no novo cenário.

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