Empresas optantes pelo Simples Nacional precisam ficar atentas a uma obrigação importante neste mês de março: a entrega da Defis (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais). O prazo final para envio da declaração é 31 de março de 2026, às 23h59 (horário de Brasília).

A principal mudança neste ano é que a entrega fora do prazo ou com erros passou a gerar penalidades, o que exige maior atenção das empresas no preenchimento e na transmissão das informações.

O que é a Defis

A Defis é uma obrigação acessória que substituiu a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional). Por meio dela, as empresas informam à Receita Federal dados econômicos, fiscais e societários referentes ao ano-calendário anterior.

A declaração é obrigatória para:

• Microempresas (ME)
• Empresas de Pequeno Porte (EPP)

desde que estejam enquadradas no regime do Simples Nacional.

O envio é realizado exclusivamente pela internet, por meio do Portal do Simples Nacional, em sistema disponibilizado pela Receita Federal.

Informações exigidas na declaração

A Defis reúne diversas informações que permitem ao Fisco acompanhar a situação econômica e societária das empresas. Entre os dados que devem ser informados estão:

• ganhos de capital;
• quantidade de empregados no início e no final do período da declaração;
• lucro contábil apurado, quando houver escrituração contábil e lucro superior ao limite previsto na legislação;
• identificação e rendimentos dos sócios;
• receitas provenientes de exportação direta;
• receitas de exportação realizadas por meio de comercial exportadora;
• ganhos líquidos em operações de renda variável;
• doações a campanhas eleitorais, quando existentes.

Prazo de entrega

A declaração referente ao ano-calendário de 2025 deve ser enviada até 31 de março de 2026, às 23h59.

Especialistas recomendam que as empresas não deixem a transmissão para o último momento, evitando dificuldades de acesso ao sistema ou eventuais atrasos.

Nova regra prevê multas

Até recentemente, a entrega da Defis fora do prazo não gerava multa direta. Na prática, a principal consequência era o bloqueio da geração das apurações mensais no sistema PGDAS-D enquanto a declaração não fosse transmitida.

No entanto, a Resolução CGSN nº 183/2025 passou a prever penalidades específicas para atraso ou erros na declaração.

As multas são as seguintes:

Entrega em atraso ou não apresentação

• multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o valor dos tributos informados na Defis;
• limite de 20% do valor total;
• multa mínima de R$ 200,00.

Informações com omissões ou incorreções

• multa de R$ 100,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.

Diante da nova regra, especialistas alertam que é fundamental revisar as informações antes da transmissão.

Como fazer a entrega

A declaração deve ser transmitida diretamente no Portal do Simples Nacional. O acesso pode ser realizado por meio de:

• certificado digital;
• código de acesso; ou
• procuração eletrônica.

Na maioria dos casos, o envio é feito pelo contador responsável pela empresa, com base nas informações contábeis e fiscais do período.

Empresas inativas também devem declarar

Mesmo empresas que não tiveram movimentação durante o ano precisam entregar a Defis.

Nesse caso, a empresa deve apenas informar a condição de inatividade na declaração. Considera-se empresa inativa aquela que:

• não apresentou movimentação patrimonial; e
• não realizou atividade operacional durante todo o ano-calendário.

No sistema, essa situação é identificada quando todos os meses do período apresentam receita igual a zero.

Atenção das empresas

Com a criação de multas para atraso ou inconsistências, especialistas recomendam que as empresas organizem as informações com antecedência e realizem a entrega dentro do prazo, evitando penalidades e problemas fiscais.