A Receita Federal publicou a Solução de Consulta Cosit nº 102/2026, trazendo importantes esclarecimentos sobre a apuração da base de cálculo do Simples Nacional para empresas que adotam o regime de caixa. Embora essa modalidade permita, em regra, que os tributos sejam recolhidos somente quando a empresa recebe o pagamento de seus clientes, a legislação estabelece diversas exceções que obrigam a tributação antes do efetivo recebimento.

A nova orientação também esclarece quando um crédito inadimplido pode ser considerado não mais cobrável, quais controles a empresa deve manter e em quais situações esses créditos deixam de integrar a base de cálculo do Simples Nacional.

Esses esclarecimentos são especialmente relevantes para empresas que realizam vendas a prazo, sofrem com a inadimplência de clientes ou utilizam o regime de caixa para apuração do DAS.

O regime de caixa não significa tributar apenas quando o dinheiro entra

Uma interpretação bastante comum entre empresários é acreditar que, ao optar pelo regime de caixa, toda receita somente será tributada quando efetivamente ingressar na conta bancária da empresa.

A Solução de Consulta deixa claro que esse entendimento não está correto.

A opção pelo regime de caixa altera apenas o momento da tributação da receita para fins de apuração mensal do Simples Nacional. Entretanto, a própria legislação prevê situações em que receitas ainda não recebidas devem obrigatoriamente integrar a base de cálculo do imposto.

Segundo a Receita Federal, essa antecipação da tributação ocorre nas hipóteses previstas nos incisos I e II do artigo 20 da Resolução CGSN nº 140/2018.

Quando a receita passa a ser tributada antes do recebimento?

De acordo com o entendimento da Receita Federal, a tributação poderá ocorrer antes do efetivo recebimento nas seguintes situações:

• receitas decorrentes de vendas ou prestações de serviços realizadas a prazo;
• parcelas ainda não vencidas quando alcançado o prazo máximo previsto na legislação;
• receitas ainda não recebidas quando ocorrer o encerramento das atividades da empresa;
• receitas ainda não recebidas quando a empresa deixar de utilizar o regime de caixa e retornar ao regime de competência;
• receitas ainda não recebidas quando houver exclusão do Simples Nacional;
• obrigações inadimplidas, tanto em operações a prazo quanto em determinadas operações originalmente contratadas para pagamento à vista, como ocorre, por exemplo, com cheques devolvidos por insuficiência de fundos.

Na prática, isso significa que a simples inadimplência do cliente não impede, por si só, a tributação da receita.

Registro de Valores a Receber passa a ser indispensável

Outro importante esclarecimento diz respeito ao Registro de Valores a Receber, obrigação acessória prevista na Resolução CGSN nº 140/2018.

Segundo a Receita Federal, exceto nas operações realizadas por administradoras de cartões, esse registro deve conter:

• todas as vendas faturadas para recebimento a prazo;
• não apenas os créditos inadimplidos;
• operações realizadas por meio de cheques;
• identificação dos créditos ainda cobráveis e daqueles considerados não mais cobráveis.

A Solução de Consulta também esclarece que o prazo para escrituração desses valores corresponde ao vencimento do DAS relativo ao período de apuração, normalmente até o dia 20 do mês seguinte, salvo eventual prorrogação legal.

Quando um crédito deixa de ser considerado apenas inadimplido e passa a ser incobrável?

Nem todo cliente inadimplente gera um crédito considerado incobrável para fins tributários.

A Receita Federal esclareceu que um crédito somente poderá ser classificado como não mais cobrável quando a empresa comprovar que realizou tentativa efetiva de cobrança utilizando pelo menos um dos meios previstos no § 6º do artigo 77 da Resolução CGSN nº 140/2018.

Isso significa que simplesmente deixar de receber o pagamento não é suficiente.

É necessário demonstrar documentalmente que houve tentativa de recuperação do crédito, como, por exemplo:

• cobrança formal ao devedor;
• protesto do título;
• cobrança judicial;
• cobrança extrajudicial;
• ou outro meio de cobrança admitido pela legislação.

A Receita Federal também esclareceu que não é necessário utilizar todos os meios de cobrança previstos na norma. Basta comprovar a utilização de pelo menos um deles e que a tentativa foi infrutífera.

Em quais situações o crédito incobrável deixa de ser tributado?

A Solução de Consulta esclarece que os créditos considerados não mais cobráveis podem deixar de integrar a base de cálculo do Simples Nacional, mas somente enquanto determinadas condições forem observadas.

A primeira delas é o cumprimento integral das obrigações acessórias previstas no artigo 77 da Resolução CGSN nº 140/2018.

Na prática, isso significa que a empresa deve:

• manter corretamente escriturado o Registro de Valores a Receber;
• registrar todas as vendas realizadas a prazo;
• registrar as operações realizadas por cheque quando houver inadimplência;
• identificar os créditos considerados cobráveis e aqueles classificados como não mais cobráveis;
• manter arquivada toda a documentação que comprove a efetiva tentativa de cobrança dos clientes inadimplentes.

Caso essas obrigações não sejam observadas, o artigo 78 da própria Resolução determina que esses créditos voltarão a integrar a base de cálculo do Simples Nacional.

Quando o crédito volta obrigatoriamente a ser tributado?

Mesmo que um crédito tenha sido corretamente classificado como não mais cobrável, ele voltará a integrar a base de cálculo do Simples Nacional quando ocorrer qualquer das hipóteses previstas no inciso II do artigo 20 da Resolução CGSN nº 140/2018.

São elas:

Encerramento das atividades

Se a empresa encerrar suas atividades, todas as receitas já auferidas e ainda não recebidas deverão integrar a base de cálculo do Simples Nacional no mês do encerramento.

Retorno ao regime de competência

Quando a empresa deixar de utilizar o regime de caixa e passar novamente para o regime de competência, todas as receitas ainda pendentes de recebimento deverão ser tributadas no último mês de utilização do regime de caixa.

Exclusão do Simples Nacional

Caso a empresa seja excluída do Simples Nacional, toda a receita já auferida e ainda não recebida deverá integrar a base de cálculo no mês imediatamente anterior ao início dos efeitos da exclusão.

Em qualquer dessas situações, o benefício de exclusão dos créditos considerados incobráveis deixa de existir.

Atenção ao fim do regime de caixa

A própria Solução de Consulta lembra que a possibilidade de utilização do regime de caixa no Simples Nacional será encerrada ao final do período de apuração de dezembro de 2026, em razão das alterações promovidas pela Lei Complementar nº 214/2025 no contexto da Reforma Tributária.

Assim, as empresas que atualmente utilizam esse regime devem aproveitar este período de transição para revisar seus controles internos e adequar seus procedimentos às futuras regras.

O que o empresário deve fazer agora?

A publicação da Solução de Consulta Cosit nº 102/2026 demonstra que a Receita Federal está consolidando o entendimento sobre a correta aplicação do regime de caixa e reforçando a importância das obrigações acessórias.

Por isso, recomenda-se que as empresas:

• revisem o Registro de Valores a Receber;
• verifiquem se todas as vendas a prazo estão sendo registradas corretamente;
• formalizem e arquivem todas as tentativas de cobrança dos clientes inadimplentes;
• revisem periodicamente os créditos antigos para verificar se atendem aos requisitos para serem classificados como não mais cobráveis;
• preparem-se para o encerramento definitivo do regime de caixa ao final de 2026.

Conclusão

A Solução de Consulta Cosit nº 102/2026 elimina diversas dúvidas existentes sobre o regime de caixa no Simples Nacional e reforça que sua utilização exige controles contábeis e fiscais muito mais rigorosos do que simplesmente acompanhar os valores recebidos.

O correto registro das vendas a prazo, a manutenção do Registro de Valores a Receber e a comprovação das tentativas de cobrança passaram a ser elementos fundamentais para que a empresa possa excluir créditos efetivamente incobráveis da base de cálculo do Simples Nacional e evitar futuras autuações fiscais.

Mais do que esclarecer a legislação, a Receita Federal sinaliza que a gestão documental e financeira será cada vez mais importante para a segurança tributária das microempresas e empresas de pequeno porte, especialmente neste último ano de vigência do regime de caixa.